Cambio di gestionale? Scopri come farlo nel modo corretto
La gestione delle informazioni è importante per la produttività di ogni azienda.
Purtroppo però ancora molte aziende fanno uso di sistemi obsoleti tanto da non risultare più competitive.
Per questo l’ERP (Enterprise Resource Planning) è uno strumento fondamentale.
Cosa è?
Il gestionale.
Pensare a cambiare il sistema gestionale per molti imprenditori equivale a passare notti insonni.
La sua sostituzione non è mai semplice infatti: solo se il processo viene eseguito e scomposto correttamente da personale qualificato può rivelarsi un’ottima scelta.
Se aumenta continuamente la difficoltà nella ricerca manuale di informazioni nel sistema gestionale significa che è arrivato il momento giusto per cambiarlo.
Gli ERP moderni possono eseguire compiti ripetitivi in modo autonomo e, i più avanzati, anche di trovare soluzioni attraverso l’intelligenza artificiale.
Nel momento in cui decidi di cambiare ERP devi scegliere chi coinvolgere nel progetto.
Non hai bisogno di uno qualsiasi dei tuoi collaboratori, ma di qualcuno con mentalità aperta, aperto al confronto e che accetti di buon grado di lavorare con le novità del mercato.
Queste persone dovrebbero appartenere a diverse aree della tua azienda per far funzionare il tutto al meglio: Ufficio Acquisti, Produzione, Logistica, Commerciale, Finance e IT.
Scelto il team di lavoro e definiti in gruppo gli obiettivi, puoi finalmente selezionare il sistema informativo.
Questo passaggio va effettuato con attenzione e cura perché il nuovo gestionale accompagnerà la tua azienda nel prossimo futuro.
Segui questa scaletta:
- Fai un’analisi dei processi interni e definisci lo stato attuale
- Elenca le tue richieste e i requisiti che il nuovo gestionale deve avere
- Tieni bene a mente la situazione attuale della tua azienda e le sue criticità.
Adesso puoi rivolgerti alle software house per capire cosa offre il mercato.
Pianifica incontri con i possibili candidati per assistere alle demo pratiche.
Cerca di presentarti sempre con delle domande da fare alle varie software house per capire fino a che punto la loro proposta può fare al caso tuo e non avere un atteggiamento passivo.
La selezione del software può andare avanti anche per dei mesi, tutto dipende dal mercato e dalle dimensioni dell’azienda.
A questo punto va definito il piano di implementazione del nuovo sistema e costruire un Gantt di progetto, così da conoscere scadenze e responsabilità dei vari enti.
Durante l’installazione cerca di coinvolgere sempre più persone per formarle e conoscere le loro opinioni.
Questa è la fase di assestamento che potrebbe comportare non poche difficoltà tra i collaboratori poco inclini al cambiamento.
Nella fase di implementazione del nuovo sistema troverai un passaggio delicato: la migrazione dei dati.
Parti con le anagrafiche (Articoli, Clienti e Fornitori), poi vai avanti con le giacenze di magazzino e con saldi contabili e commesse aperte.
Meglio trasferire tutti i dettagli dei movimenti oppure ricominciare da capo?
Questo va valutato caso per caso.
Durante gli incontri preliminari puoi chiedere se sono previste nell’acquisto delle giornate di programmazione per la migrazione dei dati.
Il cambio del gestionale è un investimento importante, economicamente e umanamente parlando, ma con una gestione attenta e completa darà modo all’azienda di fare un bel passo in avanti dal punto di vista della tecnologica, aumentando la produttività e migliorando il servizio ai propri clienti.
